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Cómo facilitar las nuevas formas de trabajo desde el diseño de oficinas

Muchas empresas han llevado a cabo en muy poco tiempo procesos de transformación, principalmente relacionados con la digitalización, estructura, cultura y las relaciones laborales que, en otro momento, podría haber durado años. El trabajo del futuro ya es hoy, y vemos que el contexto actual nos motiva a identificar cuáles y cómo serán las nuevas formas de trabajo, que afectan no sólo al trabajo sino a la manera de vivir de las personas -y entre las que es necesario encontrar un equilibrio-.

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Oficinas de plug&go

Las nuevas formas de trabajo irrumpen en las empresas influenciadas por diferentes factores como la transformación digital, la extensión del teletrabajo, el desarrollo de las metodologías de trabajo Agile, la incorporación al mercado laboral de nuevas generaciones, la necesidad de mantener vivos los valores y el propósito de la empresa en una plantilla que no está en la oficina o el desarrollo de culturas corporativas y estilos de liderazgo que empoderan a los empleados.

Estos cambios aterrizan en estructuras organizativas flexibles y horizontales, una nueva fuerza laboral más autónoma y nómada que trabaja en red y nuevas dinámicas de trabajo colaborativas, flexibles e incluso más informales.

El espacio de trabajo no es ajeno a todos estos cambios; es el escenario donde todo esto ocurre, un facilitador de todos estos procesos de transformación.

No existen los límites en las nuevas formas de trabajo

Gracias a la tecnología y a esas nuevas culturas corporativas menos “paternalistas”, hoy podemos trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, colaborar en remoto con equipos que están a miles de kilómetros y participar en un congreso sin movernos de nuestra silla. No necesitamos un despacho para trabajar y menos aún cuando los trabajadores del conocimiento son cada día más nómadas; trabajan por proyectos. Ni siquiera necesitamos un puesto de trabajo asignado; elegimos el espacio donde trabajar según la actividad que vamos a realizar.

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CABOT Financial | Proyecto de plug&go

Además, con cada generación de jóvenes vemos cómo se desligan más los límites entre vida privada y laboral: el presencialismo y las largas jornadas de trabajo se difuminan en pro de la libertad personal y de la autonomía sobre el patrón laboral.

Todo esto genera una brecha en los conceptos tradicionales del trabajo y que nos lleva hacia las nuevas formas de trabajo: La ubicación física deja de importar, deja de ser un factor limitante y se habla ya de la “gig economy”, como cuenta este artículo del diario ABC, que “es aquella donde las empresas podrán tener un porcentaje significativo de profesionales cualificados, con los que se vincula por razón de proyecto, no por contrato laboral”. Se estima que en Reino Unido el 75% de las plantillas estarán formadas por este tipo de profesionales.

Dirigir desde la confianza

En todo este proceso cobra gran importancia para cualquier directivo su capacidad de integrar equipos diversos y en remoto, así como motivarlos para un siguiente nuevo proyecto. Ahí está su valor añadido. Además, el trabajo a distancia va a acelerar que, para cada tarea, se identifiquen roles y se clarifique quién hace qué: quién o quiénes realizan la tarea, quién toma la decisión y responde por ella…

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GOAL SYSTEMS | Proyecto de plug&go

Sin embargo, el trabajo a distancia también entraña riesgos para la cultura corporativa. Perder el día a día de los trabajadores hace que desaparezcan el propósito y los valores de la compañía. Para evitarlo, es importante fortalecer los grupos de trabajo y potenciar la redarquía frente a la jerarquía tradicional. Además de contar con un espacio laboral que nos ayude a anclar ese sentimiento de marca y comunidad.

Una oficina multiusos para el trabajador nómada

Aunque el trabajo en remoto se está consolidando a gran velocidad, es un hecho que la oficina como espacio en el que compartir ideas no va a desaparecer. La experiencia persona a persona es deseable y para llevarla a cabo son necesarios espacios que fomenten lo experiencial por encima de las tareas repetitivas que pueden tener lugar fuera de la oficina.

Tal como explica Covadonga G. Quintana, socia directora de plug&go, “Si nos planteamos para qué vamos realmente a la oficina -que no podamos hacer en cualquier otro sitio-, vemos que vamos a la oficina para tres cosas: propósito, crear comunidad y conexión. Porque es difícil conectar propósito y ADN de la compañía a través de una plataforma digital, es muy difícil conectar y crear ese vínculo emocional con el equipo en una plataforma digital y es muy difícil la conexión con otros partners o el networking”. Es por esto que es necesario repensar el uso que damos al espacio de las oficinas, incluyendo menos puestos y más espacios para grupos de trabajo.

Las nuevas tecnologías son grandes aliadas cuando existen reuniones o conferencias que pueden realizarse de manera online, pero no pueden sustituir la experiencia de intercambiar ideas de manera presencial.

Esto hace que la oficina a la que habitualmente asistíamos, en la que contábamos con un puesto asignado y zonas de reunión, pase a ser un área de trabajo multiusos, para distintos momentos y propósitos, en la que el espacio estará definido por la actividad que deban realizar las personas, y serán estas quienes se desplacen por el edificio en función de la tarea que deban realizar.

crear comunidad

Los espacios de trabajo siempre buscarán crear comunidad entre las personas

El ser humano, como especie, es absolutamente “social”. Necesitamos la comunidad. Y esto nos lleva al concepto de oficina “aldea” o “pueblo”: un lugar con propósito, comunidad y conexión.

Los espacios de trabajo siempre han sido un lugar de encuentro entre personas, lugares en los que se produce un intercambio social y donde se despliegan las relaciones interpersonales.

crear comunidad

Oficinas de CABOT Financial | Proyecto de plug&go

Sin embargo, debido a la crisis sanitaria provocada por la Covid-19, nos hemos visto obligados -en muchos casos- a abandonar nuestros espacios de trabajo habituales para centrarnos en el home office. Y ahora, cuando llega el momento de regresar a una oficina cuyos espacios y protocolos han cambiado, es común preguntarse ¿cómo será el regreso a la oficina?

En lo relacionado a nuestro trato con otras personas debemos saber que, a pesar de la Covid-19 y cambien lo que cambien los espacios de trabajo, estos siempre buscarán crear comunidad.

La arquitectura corporativa incide y marca la experiencia de las personas en su interacción social, ofreciendo múltiples posibilidades para su comunicación con puestos variables, desde salas de equipo hasta áreas de aprendizaje o showrooms de marca.

crear comunidad

Oficinas de DEVO | Proyecto de plug&go

La oficina: propósito, para crear comunidad y conexión

En la actualidad, gracias al desarrollo de la tecnología y a que vivimos en un entorno digital, disponemos de muchas facilidades para el intercambio de ideas sin acceder físicamente a las instalaciones corporativas. Sin embargo, ir a la oficina siempre será necesario para transmitir energía humana, tal como explica Covadonga G. Quintana “Si nos planteamos para qué vamos realmente a la oficina -que no podamos hacer en cualquier otro sitio-, vemos que vamos a la oficina para tres cosas: propósito, crear comunidad y conexión. Porque es difícil conectar propósito y ADN de la compañía a través de una plataforma digital, es muy difícil conectar y crear ese vínculo emocional con el equipo en una plataforma digital y es muy difícil la conexión con otros partners o el networking”.

Es por ello que en esta situación se hace mucho más evidente que las personas somos sociales. Ahora, cuando somos más vulnerables, nos hemos dado cuenta de que somos interdependientes; hemos asimilado que hemos podido vivir toda nuestra vida gracias a que otros han hecho su trabajo; que cada uno de nosotros no somos nada sin todos los demás. Y necesitamos “vivir” en comunidad.

crear comunidad

Oficinas de QUADPACK | Proyecto de plug&go

En plug&go, en lo que respecta a los cambios del sector de oficinas y la forma en la que se va a trabajar tras el confinamiento, no nos aventuramos a predecir cambios de paradigmas porque este impacto, además de nuevo, está absolutamente vinculado a emociones. Pero estamos convencidos de que la oficina tendrá más sentido que nunca como anclaje de marca y como facilitador de experiencias sociales. E iremos a la oficina porque queramos ir, no porque tengamos que ir.

workplaces de la nueva normalidad

Los workplaces de “la nueva normalidad” serán más colaborativos y se adaptarán para acoger a trabajadores itinerantes y facilitar el teletrabajo

Las empresas tendrán que acometer cambios estratégicos para reforzar el sentimiento de comunidad frente al de propiedad del puesto de trabajo.

“Hay que plantearse una nueva manera de trabajar”. “La forma de organizar las oficinas va a ser diferente”. Son algunas de las conclusiones recogidas en la primera sesión “Insight Hour”, el espacio inspiracional y de reflexión online para empresas, patrimoniales e inversores creado conjuntamente por la consultora inmobiliaria Knight Frank y la empresa de Arquitectura Corporativa plug&go, y donde reconocidos profesionales de diferentes sectores analizarán -durante varias jornadas- la transformación de los espacios corporativos de trabajo que ha provocado la actual crisis sanitaria.

Con el título de “El cambio en el workplace: ¿coyuntural, estructural o estratégico?”, en este primer webcast moderado por Raúl Vicente Babiano, Director de Agencia Oficinas de Knight Frank, tanto Covadonga G. Quintana, partner y CEO de plug&go, como Lourdes López, Directora General España y Portugal de Becton Dickinson y Rogelio Iglesias, Director General de RRHH de Konica Minolta, señalaron la necesidad de que las empresas aprovechen esta crisis como una oportunidad para acometer “un cambio estratégico, no coyuntural”, como señaló Covadonga G. Quintana, que supondrá rediseñar su estructura corporativa y sus espacios de trabajo. Una transformación que, pese a que coincide con la crisis del COVID, no ha sido provocada directamente por esta, en opinión de Rogelio Iglesias, aunque sí que ha actuado como “acelerador de ciertos estilos de trabajo que teníamos bloqueados con falsos diques que nos habíamos puesto”. Una nueva situación que, poniendo en práctica buena parte de lo vivido profesionalmente durante los últimos meses, nos obligará a “mirar el trabajo desde otro punto de vista” (en palabras de Lourdes López) poniendo el foco principal en las personas: “Mucha gente se va a dar cuenta de que no es que las personas sean lo más importante de las empresas, como se decía siempre, sino que las empresas son las personas que la forman”, como indicó Rogelio Iglesias.

workplaces de la nueva normalidad

Oficinas de Kónica Minolta | Proyecto de plug&go

En este aprendizaje que la sociedad ha tenido que acometer en los últimos meses, el teletrabajo se ha situado, sin duda, como una de las herramientas clave que condicionará la estrategia empresarial en la era post-COVID. “El teletrabajo ha venido para quedarse en el 90% de las compañías inteligentes”, afirmó Iglesias. Una circunstancia que provocará un impacto en el sector inmobiliario, que deberá apostar por “un enfoque más colectivo frente al individual que, hoy en día, siguen teniendo las estructuras de las empresas”, según señaló este experto en gestión de recursos humanos, liderazgo y estrategia empresarial.

Se impone, pues, una nueva manera de trabajar, en la que, como apuntó Lourdes López, dependiendo del rol de cada trabajador, habrá que plantearse “qué personas necesitan o no tener un espacio físico y definido. Para algunas funciones, como ejecutar, el teletrabajo puede resultar más eficiente. Pero para todo lo que sea construir, diseñar o planificar, es mucho más complicado”, reconoció la directora en España y Portugal de la multinacional americana de la industria de tecnología médica y productos sanitarios. Una idea en línea con la que precisó Covadonga G. Quintana: “Cada perfil es completamente distinto, y hay que dotarles del espacio de trabajo como la herramienta facilitadora de sus funciones”.

Según una encuesta realizada entre los asistentes al primer webcast “Insight Hour”, ocho de cada diez empresas implantarán una estrategia más flexible en su organización con el fin de poder reaccionar mejor a futuros planes de contingencia *.

“Las oficinas no van a morir nunca”, aseguró la CEO de plug&go. Pero en este paradigma innovador habrá que tener muy en cuenta la incorporación de perfiles itinerantes que tendrán que utilizar el workplace de una manera diferente. Una circunstancia que ya tienen bien presente una de cada tres empresas consultadas por Knight Frank*, que afirman haber aprovechado el estado de alarma para “estudiar qué perfiles en el futuro serán itinerantes y abordar un cambio de oficina más estratégico en su uso futuro y dimensión”.

En opinión de los participantes en el webcast, esta “nueva normalidad” traerá, por tanto, un necesario cambio de mentalidad en la cultura empresarial. “La oficina debe pasar de ser un lugar donde vas a trabajar a un espacio donde yo, como empleado, quiero ir”, recalcó Rogelio Iglesias, quien consideró que, debido a esta situación, el sector inmobiliario se enfrenta a “una revolución brutal”, ya que deberá preocuparse por ofrecer tanto al empleado como al cliente espacios que integren aquellas señas de identidad que la empresa quiere transmitir. “Una especie de showroom, en lugar de un lugar para trabajar”, precisó. Por eso, en su opinión, los workplaces tenderán a ser más pequeños y, a la vez, más colaborativos. Y es que la necesidad de conexión con la comunidad ha sido, junto al teletrabajo, otro de los grandes aprendizajes de este confinamiento, como recogió Covadonga G. Quintana. “Antes había un concepto de trabajo ligado a las fábricas y asentado en la propiedad de mi puesto de trabajo. Ahora, está más basado en el propósito, la comunidad y la conexión. El ADN de la compañía se transmite en la comunidad, no se transmite a través de un PowerPoint”.

workplaces de la nueva normalidad

Aunque no solo la transformación de los espacios corporativos de trabajo deberán fijarse en esos nuevos roles sino que también tendrá muy en cuenta la definición estratégica de la empresa, como apuntó Lourdes López. Es preciso poner las oficinas al servicio de nuestra estrategia y no como estamos haciendo ahora, que nos adaptamos al espacio que tenemos”. Una oportunidad única que obligará a fijar un uso del workplace primando las funciones de los trabajadores y no en la jerarquía, y pasando de “modelos de control a modelos de confianza” en el trabajador, como afirmó Covadonga G. Quintana, coincidiendo con la opinión de Rogelio Iglesias: “Seguimos teniendo una cultura de liderazgo muy ‘presencialista’ y de mucho control. La falta de confianza es uno de nuestros puntos débiles a nivel social”. Para Lourdes López, esa crisis de confianza y el hecho de que estemos en una sociedad todavía demasiado jerárquica son dos ingredientes que se convierten en “una bomba de relojería”, y por esa razón conviene cambiar algunos hábitos empresariales, con el fin de “ayudar a nuestros empleados a crecer. No solo en conocimiento técnico o estratégico sino también en el conocimiento de uno mismo, y sacar así algo positivo de todo esto”, indicó la directiva.

En este cambio de paradigma tomarán mayor protagonismo, además, aspectos como la conciliación, la responsabilidad personal ante posibles contagios, los efectos del uso del transporte para ir al trabajo… que condicionarán tanto la organización de los diferentes equipos como la utilización del espacio. Una labor que ya están llevando a cabo el 80% de las empresas que participaron en la encuesta* de Knight Frank, quienes ya se han decidido a implantar “una estrategia más flexible para poder reaccionar mejor a futuros planes de contingencia”. Y, por supuesto, en esta “nueva normalidad” la seguridad tendrá un efecto decisivo en la transformación del espacio. Medidas como la instalación puntos de salud, el distanciamiento social, la necesidad de contar con aforos más reducidos, la clausura de zonas de descanso y de esparcimiento y, sobre todo, la renovación del aire resultan para Covadonga G. Quintana ya imprescindibles. Y así también lo creen también dos de cada tres compañías consultadas que aseguran ya haber implementado “medidas de limpieza e higiene y reducción de aforo en la oficina, hasta que tengamos más certidumbre”. Aunque “sin caer en la histeria”, como matizó Rogelio Iglesias: “Es muy importante buscar otro equilibrio. Hay que crear un ambiente seguro en materia de PRL (Protección de Riesgos Laborales), pero sin convertir tu puesto de trabajo en una burbuja de cristal porque es algo irreal”.

workplaces de la nueva normalidad

* Resultados de la encuesta realizada entre los asistentes al webcast
“El cambio en el workplace: ¿coyuntural, estructural o estratégico?”
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espacio de trabajo en casa

El valor de un buen espacio de trabajo en casa

Las fronteras que separaban el diseño de espacios para el hogar y la oficina han comenzado a difuminarse desde hace tiempo, para empezar a centrarse en la búsqueda del máximo confort de las personas y su bienestar.

En esa búsqueda de la humanización de los espacios de trabajo, cada vez más las oficinas han ido incluyendo elementos propios del mundo del hogar, como puede ser el uso de cortinas, cojines, cuadros o lámparas.

espacio de trabajo en casa

Sin embargo en la actualidad, con el teletrabajo, está pasando un poco lo contrario: el mundo de la oficina llega al hogar y la cuestión es aprovechar ese entorno cálido que nos ofrece nuestra casa, no perderlo, añadiéndole la operatividad necesaria para trabajar en equipo virtualmente y poder llevar a cabo el trabajo diario.

Por tanto, cuando trabajamos desde casa, al igual que en la oficina, la calidad del espacio de trabajo cobra un gran valor. Debemos reservarnos un espacio que, como nuestro hogar, sea amable y confortable, pero al mismo tiempo debemos transportar a él elementos de la oficina.

espacio de trabajo en casa

Entonces, ¿cómo podemos lograr un buen ambiente de trabajo también en casa? ¿cómo conciliar vida familiar y profesional en un ambiente laboral que no es el nuestro?

El espacio de trabajo en casa

Trabajar desde casa no es simplemente trabajar desde una nueva ubicación, ya que es posible que nuestro hogar no esté acomodado para realizar esta función. Es por ello que debemos buscar un espacio de trabajo en casa que reúna ciertas características de la oficina, beneficiándonos de las comodidades del hogar.

Algunos elementos de la oficina que marcarán una gran diferencia para lograr confort y bienestar a la hora de diseñar tu propio espacio de trabajo en casa, son un buen aislamiento acústico, que podemos conseguir buscando un lugar tranquilo en el que no haya distracciones. Además, de ser posible, ubicarse en una zona bien iluminada priorizando la luz natural, ayudará a realizar un trabajo más productivo.

Asimismo, una mesa y una buena silla que nos ayuden a mantener una postura correcta durante las horas de nuestra jornada laboral, serán clave para promover una buena higiene postural, imprescindible para evitar dolores de espalda y preservar nuestra salud, sobre todo cuando pasamos muchas horas dentro de casa.

También debemos prestar atención a la calidad del aire en el interior de nuestro hogar, por lo que es muy importante conseguir una correcta ventilación, así como fomentar nuestro confort térmico manteniendo una temperatura adecuada. Además, colocar alguna planta en nuestra nueva mesa de trabajo para hacer un guiño a la naturaleza, siguiendo las líneas del diseño biofílico, puede inducir a que nos sintamos más cómodos y felices. Y por supuesto, no nos olvidemos de aprovechar para tomarnos un café en nuestra taza favorita.

De esta forma, se puede construir un espacio en el que ser productivos durante el tiempo que estemos trabajando desde casa. Ya sabemos que para un trabajo 100% remoto, además de contar con el material necesario, se debe valorar la calidad del espacio al igual que el de la oficina.

Desde plug&go trabajamos siempre para poner a las personas en el centro, aportando soluciones espaciales y garantizando el bienestar de todos. Puedes ver algunas de las “Historias que nos inspiran”: https://www.plugandgo.es/clientes/.