La adopción masiva de modelos de trabajo híbrido ha transformado por completo el uso que hacemos de los espacios de oficina. Aunque estas modalidades ofrecen mayor flexibilidad y bienestar a los empleados, también han generado un nuevo reto para las empresas: la infrautilización del espacio físico.
Diferentes estudios señalan que entre el 50 y el 60% de los puestos de trabajo en oficinas tradicionales permanecen vacíos en un día promedio, simplemente porque muchos empleados trabajan desde casa varios días a la semana. Frente a este nuevo escenario, muchas organizaciones están tomando decisiones: reducir el tamaño de sus oficinas o rediseñarlas para que cumplan con nuevos propósitos.
De hecho, más del 50% de las empresas planea reducir su huella inmobiliaria , en parte para ajustar costos, pero también para adaptarse mejor a las nuevas dinámicas laborales.
Una de las soluciones más efectivas y extendidas para afrontar este cambio es el hot-desking.
¿Qué es el hot-desking?
El hot-desking es un modelo de gestión del espacio donde no hay puestos de trabajo fijos: los empleados utilizan las mesas de trabajo disponibles según necesidad, en lugar de tener un escritorio asignado permanentemente.
Esta modalidad permite aprovechar al máximo el espacio disponible, adaptándolo al número real de personas que están físicamente en la oficina en cada momento.
Ventajas del hot-desking:
- Optimización del espacio: al reducir el número de puestos necesarios, es posible recortar metros cuadrados sin afectar la productividad.
- Ahorro de costes: menos espacio implica menor gasto en alquiler, mantenimiento, suministros y servicios.
- Fomento de la colaboración: al eliminar la asignación fija de puestos, se facilita la interacción entre equipos y departamentos.
- Flexibilidad y agilidad: se adapta fácilmente a cambios en el tamaño del equipo o la frecuencia de asistencia a la oficina.
¿Cuánto espacio se puede reducir gracias al hot-desking?
La implementación de modelos como el hot-desking ha permitido a algunas empresas reducir su superficie de oficina entre un 30% y un 50%, dependiendo del grado de presencialidad de su plantilla. Esto supone un ahorro potencial de miles de euros al año, especialmente en ubicaciones con alquileres elevados.
La flexibilidad de combinar días en la oficina con trabajo remoto ha traído múltiples beneficios, pero también ha generado un desafío importante: la infrautilización del espacio de trabajo. Es decir, muchas oficinas ahora permanecen parcialmente vacías o subutilizadas, lo que puede parecer solo un problema, pero en realidad, ¡es una oportunidad increíble!
¿Por qué es una oportunidad?
Porque este cambio nos invita a repensar y rediseñar los espacios de trabajo, transformándolos en herramientas poderosas para atraer y retener talento, así como para fortalecer la marca y la cultura empresarial. En lugar de ver la menor ocupación como una pérdida, podemos verla como una puerta abierta a la innovación y a nuevas formas de conectar con nuestro equipo.
Rediseñando los espacios para el talento
Un espacio de trabajo puede y debería convertirse en un imán para los profesionales más talentosos. Espacios flexibles, creativos y que fomenten la colaboración y el bienestar hacen que los empleados quieran estar allí, no solo por obligación, sino porque disfrutan y se sienten inspirados. La infraestructura puede incluir zonas de descanso, áreas de innovación, espacios para reuniones informales y tecnología avanzada que facilite el trabajo híbrido.
Utilizar el espacio como herramienta de marca y cultura
El diseño del espacio también refleja los valores y la identidad de la empresa. Un entorno que promueve la innovación, la sostenibilidad o la diversidad puede comunicar esos valores a clientes, socios y empleados. Además, un espacio que se adapta a las necesidades actuales muestra que la organización está en sintonía con los tiempos y comprometida con el bienestar de su equipo.
Desde el espacio, podemos desplegar diferentes estrategias para aprovechar esta oportunidad, por ejemplo:
- Flexibilidad en el uso del espacio: Crear áreas que puedan adaptarse a diferentes actividades y necesidades.
- Tecnología integrada: Facilitar la colaboración híbrida con herramientas digitales y conectividad de calidad.
- Diseño centrado en las personas: Priorizar el confort, la ergonomía y la estética para que el espacio sea un lugar donde se quiera estar.
- Involucrar a los empleados: Escuchar sus ideas y necesidades para crear un entorno que realmente les sirva.
¿Tu oficina sigue vacía medio tiempo? Quizás es hora de rediseñarla.
